5 Herramientas gratuitas para teletrabajar online y en equipo

¿Teletrabajando? Cada día es más fácil ser nómada digital. El Coronavirus, con todo lo malo que ha traído, ha tenido su parte positiva al favorecer y acelerar en muchas empresas el proceso del teletrabajo, y cada día es más fácil encontrar trabajos en remoto en los que la presencialidad no sea un requisito indispensable.

Ya estés trabajando desde casa, desde tu furgoneta camper, para una empresa o en tu propio proyecto digital, estas herramientas te vendrán de perlas para organizarte y facilitarte la tarea de trabajar desde cualquier lugar, especialmente si lo haces en colaboración con otros.

He hecho una selección de las que uso yo particularmente mientras teletrabajo y que me han dado buenos resultados. Espero que te sean igual de útiles:

1. Trello

Una herramienta indispensable para equipos de trabajo. La característica principal de Trello son los tableros y las listas. En ellos, puedes crear y organizar las tareas pendientes, asignarlas a diferentes miembros del equipo, establecer calendarios de trabajo, comentar tareas, añadir adjuntos, programar alertas... De esta manera, todos los miembros del equipo podrán llevar el control de las tareas que le han sido asignadas e incluso del estado de las de los demás miembros, en caso de que dependan de ellas para poder continuar con alguna parte del proyecto.

¿Cómo lo utilizamos nosotros en este blog? Pese a que Alex y yo vivimos juntos y hablamos de cada tarea pendiente a diario, Trello nos permite ser más productivos y no interrumpirnos el uno al otro constantemente durante una jornada de trabajo.

Para que lo puedas ver de forma más visual, te enseñamos cómo está nuestro tablero a día de hoy:

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Una vez a la semana, ambos apuntamos en Trello las tareas que tenemos pendientes (por ejemplo: escribir un artículo sobre herramientas digitales, buscar imágenes para ilustrar el artículo, escribir el guión de nuestro próximo video de Youtube, ponerle la voz, hacer el montaje...). Hacemos una asignación de tareas y el plazo en el que queremos terminar cada una, y así de un vistazo ambos tenemos un control de si vamos en fecha o tenemos que aligerar.

Si estás trabajando con otros blogeros en un proyecto, puedes compartir solamente las tareas que quieres que estos vean, hacer anotaciones para recibir feedback y mucho más. Lo puedes usar desde el PC o desde el móvil gracias a su App. Ah, y es gratis! ;)

2. Google Remote Control

Imprescindible herramienta cuando trabajas con personas que se encuentran lejos de tí. Con Google Remote Control, podrás compartir tu pantalla de forma gratuita con otras personas, para enseñarles tus avances, o para recibir soporte informático por ejemplo si tienes algún problema con tu equipo.

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Yo lo utilizo prácticamente a diario con mi jefe para enseñarle avances (sí, porque además de trabajar en este proyecto personal con Alex, tengo también un trabajo por cuenta ajena). Antes usábamos TeamViewer, pero está disponible solo para uso personal. Si quieres una herramienta gratuita que te permita el control remoto para cualquier uso y sin tener que salirte de la legalidad, Google Remote Control es una gran herramienta para hacerlo.

Otra forma de usarlo podría ser para trabajos en remoto puntuales. Por ejemplo, si has dejado tu ordenador del trabajo en casa o en la oficina pero vas a necesitar trabajar a distancia unos días. En ese caso deberás dejar tu equipo encendido y conectarte a él en remoto para realizar tus tareas diarias desde cualquier lugar.

3. Skype

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Gratuito también y muy útil para no perder el contacto cara a cara con tus superiores, compañeros de trabajo, colaboradores o clientes. Con Skype puedes hacer videoconferencias para reuniones, visitas comerciales virtuales con tus clientes y otras situaciones en las que ponerse cara favorece las relaciones. Además, puedes usarlo también como chat individual o en grupo para enviar enlaces y documentos al momento.

Yo durante el confinamiento lo he utilizado mucho en formato chat con mis compañeras para preguntarnos dudas rápidas, organizar el trabajo a primera hora de la mañana o pasarnos notas relacionadas con las tareas del día a día.

Pertenece a Microsoft así que puedes usarlo con cualquier cuenta de email de hotmail u outlook.

4. Google Drive

Si trabajas desde diferentes dispositivos, o con archivos que necesitas mantener en línea para poder compartirlos con otras personas, te será casi imprescindible contar con un espacio en la nube.

Alex y yo utilizamos Google Drive para guardar las fotos y documentos que usamos en este proyecto y a los que necesitamos acceder ambos tanto desde nuestros portátiles como desde el móvil. Nos sirve también como copia de seguridad.

5. TimeCamp

Herramienta súper útil que puedes usar desde el PC o desde el móvil gracias a su app y que te permitirá llevar un control y analizar el tiempo que dedicas a cada proyecto o tarea. Es muy útil cuando teletrabajas (sobretodo si no tienes un horario definido). Si trabajas por cuenta ajena para una empresa, te evitará hacer horas de más sin necesidad.

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A mi me es muy útil en proyectos personales como este blog, para sacar conclusiones de cuánto tiempo invierto en cada tarea. Estos datos podré utilizarlos en un futuro para establecer una media de a cuánto me sale la hora de trabajo en un proyecto o tarea concreta, y así poder tomar decisiones a la hora de dedicar más o menos tiempo a las tareas más rentables, por ejemplo. Tiene versión de pago, pero para un uso individual en proyectos pequeños, con la versión gratuita es más que suficiente.

Es tan fácil como establecer una lista de tareas, entrar en la que vas a llevar a cabo (por ejemplo, escribir un artículo) y darle al cronómetro.

¿Las utilizas? ¡Cuéntanos tu experiencia! ¿Alguna otra herramienta que utilices y consideres indispensable para el trabajo remoto? ¡Te leemos!